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信息報(bào)詳情

文件打包 系統(tǒng)管理 科學(xué)利用
瀏覽:4420次 發(fā)布日期:2016-01-12

  ——商務(wù)部整理合同文檔管理工作側(cè)記

  作為商務(wù)部的一員,日常合同、簽收、發(fā)票、匯票與支票管理是我們的重要工作,領(lǐng)導(dǎo)一直也強(qiáng)調(diào)大家對(duì)于管理文件一定要謹(jǐn)慎、規(guī)范,每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求做到審查完畢,不把問題推給下一環(huán)的其它同事。

  合同檔案應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則,堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化,在保管和統(tǒng)計(jì)方面,要求文件的齊全、準(zhǔn)確和完整。裝訂成冊(cè),案卷首頁為目錄,目錄記載檔案內(nèi)材料的主要內(nèi)容、形成時(shí)間、排列順序等。

  每天都經(jīng)歷著合同與簽收的管理工作,每年都會(huì)整理并規(guī)劃好合同資料,把已執(zhí)行完的項(xiàng)目與簽收等資料進(jìn)行封箱存檔,以便更好的管理新的合同。每年度中旬,由小組領(lǐng)導(dǎo)安排,由我跟進(jìn)完成合同打包工作,打包整理都要大家抽時(shí)間完成,有時(shí)加班加點(diǎn)的進(jìn)行,方法與要求提早下發(fā)郵件指導(dǎo),特別是新同事未操作過的要進(jìn)行協(xié)助完成。

  合同貴在利用,重在管理,每年的合同整理工作要嚴(yán)格執(zhí)行。2015年6月,我們接到了小組領(lǐng)導(dǎo)的安排,由我們兩個(gè)男生幫忙搬運(yùn)重的資料,提醒大家提前進(jìn)行資料整理,7月中旬進(jìn)行裝箱。這不僅是個(gè)體力活,也是技術(shù)活,我們又迎來了整理大潮,翻箱倒柜的打包裝訂,一本本一箱箱都按要求做好目錄與標(biāo)示,按照全國各辦事處與年份進(jìn)行分類,再分裝各箱,郵件知會(huì)倉庫同事,對(duì)合同與簽收等資料都要整齊劃一的按年份放一整板入倉庫存放。因?yàn)楣ぷ饕笥行┖贤嚓P(guān)部門還會(huì)查閱,商務(wù)合同管理會(huì)存放兩年的資料在總部,以便后期查找。以換出新的地方以便新的合同整理更方便快捷。

  每月商務(wù)部都會(huì)進(jìn)行研討會(huì)議,各小組內(nèi)工作的配合,案例的分享,工作中好的操作方法介紹,或者是一個(gè)能提高大家工作效率的函數(shù),都能讓我們受益匪淺。小組每位同事都不吝嗇自已的好主意,好方法,與大家分享,為小組為部門貢獻(xiàn)自已的力量。(商濤)